Documenten, legalisatie en verificatie

Wilt u zich inschrijven bij de gemeente, trouwen of een kind erkennen op basis van buitenlandse documenten?

Voor documenten uit een aantal landen is aanvullende zekerheid nodig over de echtheid of inhoudelijke betrouwbaarheid. Bij de gemeente kunt u informeren of legalisatie of verificatie van uw documenten noodzakelijk is.

Legalisatie en verificatie van documenten is bedoeld om zekerheid te verkrijgen over de echtheid en betrouwbaarheid van documenten afkomstig uit het buitenland. Het gaat hierbij voornamelijk om akten en rechterlijke uitspraken. U hebt deze papieren nodig om u in te schrijven in de Basisregistratie personen (BRP) of om te kunnen trouwen, scheiden of kinderen te erkennen.

Meenemen

• U hebt een recent origineel gewaarmerkt afschrift van de akte of uitspraak nodig.
• Soms betekent deze eis tot legalisatie van een document dat u zelf met het document naar uw land van herkomst dient te gaan om te zorgen voor de nodige legalisatieverklaringen.
• Vaak kunt u een document laten legaliseren met de hulp van familie in uw land van herkomst.
• Het komt zelden voor dat legalisatie zonder kosten gepaard gaat. De Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland heft in ieder geval leges voor de legalisatie. De kosten voor deze leges verschillen per land.

Gebruik documenten binnen de EU

Heeft u een of meer openbare documenten uit een land dat lid is van de Europese Unie (EU)? En wilt u die documenten in een ander EU-land gebruiken? Documenten van een overheid of rechterlijke instantie uit de Europese Unie hoeven meestal niet vertaald te worden. Het kan soms wel zo zijn dat u het document moet laten aanvullen met een meertalig modelformulier. Een meertalig modelformulier vraagt u aan bij de instantie die het document afgeeft.

Legalisatie

• Neem altijd eerst contact op met de gemeente. Nederland is aangesloten bij enkele internationale verdragen die de procedure van legalisatie vereenvoudigen. Als een document afkomstig is uit een land dat aangesloten is bij een van deze verdragen dan kunnen documenten vrijgesteld zijn van legalisatie of kan een vereenvoudigde legalisatie plaatsvinden. De gemeente kan u vertellen of en hoe een document gelegaliseerd moet worden.
• Betreft het een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan is een enkele legalisatie voldoende. Dit betekent dat het door de afgevende autoriteit gewaarmerkte document bij een hogere autoriteit in het land van herkomst van het document aangeboden moet worden ter legalisatie. De hogere autoriteit is meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken of Justitie.
• Betreft het een land dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan moet het document na de enkele legalisatie nogmaals gelegaliseerd worden door de Nederlandse ambassade of het consulaat in het betreffende land. De handtekening van de hogere autoriteit wordt daar voor echt verklaard.

Verificatie

• Als een document inhoudelijk onbetrouwbaar is dan moet dit document geverifieerd worden.
• Een verzoek tot verificatie wordt vrijwel altijd door de instantie gedaan die het document nodig heeft. Deze richt een verzoek aan de gemeente.
• De gemeente stuurt het verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Het ministerie verzendt het document naar de Nederlandse vertegenwoordiging in het land van herkomst van het document. De ambassade of het consulaat laat bij de betreffende autoriteiten het document verifiëren op echtheid van het stuk en op inhoud.
• De ambassade of het consulaat zendt het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een begeleidend schrijven en stuurt het door naar uw gemeente. In dit schrijven geeft het ministerie aan of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.